Akt notarialny jest poświadczeniem urzędowym potwierdzającym dokonanie określonej czynności prawnej, a precyzyjnie mówiąc jedna z jej szczególnych form. Wszystkie czynności jakie muszą być uwierzytelnione przy pomocy aktu notarialnego opisuje ustawa. Inne z kolei ustalają pomiędzy sobą strony umowy. Sytuacje w jakich powinno dojść do sporządzenia aktu notarialnego to m. in przeniesienie prawa własności nieruchomości. Niedotrzymanie ustaleń zawartych w akcie w momencie, kiedy wymaga tego prawo bądź tak ustaliły strony, skutkuje bezskutecznością czynności prawnej. Zgodnie z polskim prawem sposób postępowania i sporządzania aktów notarialnych reguluje ustawa Prawo o notariacie, a dokładniej mówiąc art. 91 – 95. Jak wygląda akt notarialny? Kto go może przygotować? 

Akt notarialny – co to jest i kto może go sporządzić? 

Akt notarialny jest oficjalnym zaświadczeniem, którego forma jest ściśle określana przez polskie prawo. Zaświadcza on dokonania pewnych czynności. Może to być sprzedaż nieruchomości, albo umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Pewne czynności prawne muszą być potwierdzone u notariusza, inne z kolei mogą, ale nie ma takiego obowiązku chyba, że zainteresowani mają taką wolę. Kto może przygotować taki akt? Zdecydowanie najczęściej akt notarialny sporządzany jest przez notariusza. Kancelarie notarialne można znaleźć we wszystkich większych miastach jak Wrocław, Trójmiasto czy Poznań, ale także małych miejscowościach. Bez aktu notarialnego nie da się kupić ani sprzedać jakiejkolwiek nieruchomości. W określonych okolicznościach sporządzenia aktu może dokonać zastępca notariusza, bądź aplikant notarialny. Czasami z upoważnienia Ministra Sprawiedliwości, które udzielane jest na wniosek Ministra Spraw Zagranicznych akt notarialny może przygotować polski konsul. 

Części z jakich składa się akt notarialny

To, jak musi wyglądać akt notarialny i jak go przechowywać reguluje ustawa Prawo o notariacie. Ważne jest, aby napisany był on w języku polskim. Ponadto powinien on posiadać następujące części:

• data – dokładna data stworzenia aktu notarialnego, czyli dzień, miesiąc i rok. Zdarza się, że na specjalne życzenie stron dopisuje się także godzinę podpisania aktu,
• miejsce – miejscowość, w której podpisano akt,
• dane notariusza – w akcie powinny znajdować się takie informacje jak imię, nazwisko oraz adres siedziby kancelarii notarialnej,
• dane zainteresowanych stron – dokument powinien zawierać imiona, nazwiska, miejsce zamieszkania, imiona rodziców, PESEL i numer NIP,
• oświadczenia stron – czyli główna część aktu notarialnego, z zaznaczeniem, że w sytuacjach spornych powołują się oni na dokumenty pokazane przy akcie,
• szczególne okoliczności – na wniosek stron w akcie można zawrzeć wyjątkowe okoliczności, jakie miały miejsce przy sporządzaniu dokumentu,
• potwierdzenie odczytania – na samym końcu dokumentu wpisuje się klauzulę, że akt został przeczytany i podpisany w obecności obu stron,
• podpisy – oczywiście tak ważny dokument, jakim jest akt notarialny nie będzie ważny bez złożenia podpisów obydwu stron, oraz notariusza.

Jakie okoliczności wymagają podpisania aktu notarialnego? 

Czynności zawarte w polskim prawie, które bezwzględnie muszą być przypieczętowane przy użyciu aktu notarialnego to przede wszystkim:

1. umowy przeniesienia własności nieruchomości – dotyczy to w szczególności umów kupna – sprzedaży, darowizny, umowy przedwstępne,
2. umowy, przenoszące prawo użytkowanie wieczystego,
3. umowa zbycia prawa spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu,
4. umowy o podziałach spadku, jeśli w spadku jest nieruchomość nieruchomość,
5. umowa spółki partnerskiej,
6. umowa spółki komandytowo – akcyjnej,
7. umowa spółki komandytowej,
8. umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością.

Pozostałe czynności także mogą być przypieczętowane aktem notarialnym, zależne jest to jedynie od woli stron. Nie ma natomiast takiego obowiązku prawnego. 

Jak wygląda zawarcie umowy przy pomocy aktu notarialnego?

Notariusz odpowiedzialny jest za jasne i zrozumiałe sporządzenie aktu. Ważnym momentem przypieczętowania umowy przy pomocy aktu notarialnego, jest przeczytanie go przez notariusza w obecności osób zainteresowanych. Aby akt posiadł moc prawną notariusz musi się upewnić, że strony zainteresowane rozumieją treść dokumentu. Jeśli jest takie życzenie stron, notariusz czyta także wszystkie załączniki. Po zaakceptowaniu treści umowy, strony zainteresowane z notariuszem składają swoje podpisy. Wówczas dokument nabiera mocy prawnej. 

Kto i gdzie przechowuje akt notarialny?

Zgodnie z polskim prawem notariusz ma obowiązek przechowywać oryginał aktu przez 10 lat. Po tym czasie przekazywane są one do archiwum ksiąg wieczystych sądu rejonowego. W tej sytuacji obowiązuje rejonizacja i zależne jest to od adresu kancelarii, gdzie był podpisany akt. Oczywiście obydwie strony otrzymują odpisy aktów.

Oczywiście za napisanie aktu notarialnego obowiązują opłaty. Zależy to od tego, czego dotyczy akt. Zasadniczo koszt wykonania tego dokumentu normują przepisy Ministra Sprawiedliwości zawierające maksymalne stawki taksy notarialnej.